Какво означават предупрежденията по Приложение №3
Преди файлът да бъде съставен, качените документи се сверяват с това, което Приложение №3 изисква да има в него. Разликата между двете се показва като бележки — още преди да е генерирано каквото и да е.
Тези бележки не твърдят, че данните Ви са грешни. Казват какво няма да го има във файла и откъде трябва да дойде.
Трите нива
- Блокиращо. Приложение №3 изисква тази част от файла. Липсва ли тя, файлът е непълен по същество, а не по форма.
- За действие. Файлът ще се състави и ще е валиден, но нещо в него ще остане по-бедно, отколкото трябва — и решението е Ваше.
- Съвет. Бележка, която не пречи на подаването.
Същите три нива носи и докладът след конвертиране. Тук те се отнасят за подадените от Вас документи, там — за готовия файл.
Най-честите бележки
Няма салда
Месечният файл изисква начални и крайни салда по сметки. Те идват от оборотната ведомост или се въвеждат в приложението. Без тях сметкопланът във файла остава без салдата, които Приложение №3 иска да носи.
Няма номенклатура на артикулите
Приложение №3 иска всички артикули, които предприятието води в счетоводството си през месеца — включително тези, по които не е имало нито едно движение. Каталог, съставен само от продаденото и купеното, не е това.
Няма хронологичен регистър
Месечният файл не се съставя без него. НАП изисква началните и крайните салда по всяка сметка да отговарят на оборотите ѝ в главната книга, а главна книга, сглобена само от фактурите и плащанията, не съдържа заплатите, амортизациите и другите записвания без документ — салдата ѝ не биха излезли. Затова регистърът се изисква така, както и салдата.
Няма тарифен код по Комбинираната номенклатура
Кодът го няма нито в номенклатурата на артикулите, нито в продажбите и покупките. Мястото му е до артикула; като резервен вариант се приема и на реда от фактурата.
Няма мерна единица
Мерната единица на реда от фактурата се губи. За артикулите без движение може да се зададе стандартна мерна единица в настройките на фирмата — така те не остават без базова единица.
Няма идентификатор на клиента или на сметката
Приложение №3 изисква идентификатор на клиент за всеки ред от фактура. Ако липсва и сметката, всеки ред отива по служебна сметка вместо по своята — а това си личи в главната книга.
Годишният файл и файлът при поискване
Те имат свои бележки. При годишния — липсващи покупки, от които се изграждат активите и операциите с тях. При файла при поискване — липсващи стоки, наличности или движения по склад, всяко от които е отделен раздел на самия файл.
Защо бележка не се показва „за всеки случай“
Всяка бележка е вярна за конкретното подаване. Ако сте качили номенклатура на артикулите, няма да Ви бъде казано, че каталогът е сглобен само от продаденото и купеното — защото не е. Предупреждение, което е грешно на изрядния път, учи хората да не четат предупрежденията.
Къде е пълният списък
Всяка проверка е публикувана с кода си в списъка с проверките, с точния текст, който ще видите при реален файл. Кое поле към кое изискване на Приложение №3 сочи, е в справочника.