Експорт от Микроинвест, Ажур, ERP системите и другите програми
В наръчника вече е описано какво трябва да съдържа експортът. Тук е другата половина на въпроса: кои справки да извадите от програмата, с която работите, и какво се променя, когато ѝ кажете името.
„От коя програма е експортът?“
Въпросът стои на стъпката с файловете. Отговорът не решава дали файловете ще се прочетат — заглавията на колоните се разпознават на български и на английски независимо от него. Изборът добавя отгоре собствените названия на тази програма. Възможните отговори са Микроинвест, Бизнес Навигатор, Ажур, Плюс Минус, АЛМА и „Друга или неизвестна програма“.
Ако при регистрацията сте посочили с коя програма работите, тя е избрана предварително. А когато заглавията на колоните приличат на експорт от друга програма от списъка, ще видите предложение за превключване — то само пита, изборът остава Ваш.
Какво добавя изборът
Едно и също нещо се казва различно във всяка програма. Няколко от заглавията, които се разпознават допълнително при съответния избор:
| Програма | Заглавия, които се добавят |
|---|---|
| Микроинвест | „Код партньор“, „Наименование стока“, „Док. №“, „Номер сметка“ |
| Бизнес Навигатор | „Код клиент“, „Начислен ДДС“, „Ед.“ |
| Ажур | „Фактура №“, „Данъчна основа“, „Сума с ДДС“, „Счет. сметка“, „ИН“ |
| Плюс Минус | „Клиент код“, „Дост. наим.“, „Аналитична сметка“ |
За АЛМА още не познаваме собствените ѝ названия — изборът ѝ засега чете с общия речник.
Ако Вашата програма я няма в списъка, изберете „Друга или неизвестна програма“. Разпознаването продължава да работи — просто без допълнителния речник. Грешен избор също не разваля нищо: непозната колона не се налучква, а се показва, за да кажете Вие към кое понятие се отнася. И изборът на програма, и потвърдените съответствия се запомнят за следващия месец.
Кои справки да извадите за месеца
Имената на менютата се различават във всяка програма, затова тук е казано какво да поискате от нея, не откъде да го щракнете.
| Справка | Какво носи |
|---|---|
| Продажби | Фактурите за продажби, ред по ред. Приема се и дневникът за продажбите. |
| Покупки | Същото за покупките, включително дневникът за покупките. |
| Плащания | Касовите и банковите. Приема се и банково извлечение. |
| Номенклатура на артикулите | Всички артикули, водени в счетоводството през месеца — и тези без нито едно движение. |
| Салда | Началните и крайните салда по сметки, тоест оборотната ведомост. |
| Хронологичен регистър | Единственото, което казва по коя сметка е записан всеки документ. |
| Справка-декларация | Не е източник на данни — сверява се срещу дневниците, за да се хване разминат или остарял експорт. |
Без продажби, покупки, плащания, салда и хронологичен регистър файлът не се съставя. Регистърът е в този списък, защото НАП изисква салдата по всяка сметка да отговарят на оборотите ѝ в главната книга, а всички записвания за месеца има само в него. Останалите справки определят колко от файла ще бъде попълнено — какво остава непопълнено при всяка от тях, е описано в предупрежденията по Приложение №3.
Ако работите с ERP система
SAP, Microsoft Dynamics, Oracle и другите ERP системи минават по същия път. На въпроса за програмата отговорете „Друга или неизвестна програма“ — колоните се разпознават по заглавията, от която и система да идват. По този път се съставят и трите вида файл — месечен, годишен и при поискване. Saftix не се свързва със системата и не иска достъп до базата ѝ: работи със справките, които тя и без това изнася, или с файла, който вече е съставила.
Ако системата Ви има модул за SAF-T, качете файла, който той е съставил. Проверява се по образеца на НАП, по правилата на Приложение №3 и по публикуваните номенклатури, и всяка нередност излиза с кода си. Проверката е безплатна. Платена е поправката в самия файл, когато искате Saftix да я направи.
Колко голям месец
| Какво | До |
|---|---|
| Месечен файл, съставен от справките | около 100 MB |
| Готов файл за проверка | 100 MB |
| Справка в CSV | 10 MB |
| Справка в XLSX или няколко справки в ZIP | 25 MB |
Колко документа се побират в един файл, зависи от това колко реда носи всеки. В нашето измерване месец със 7 000 продажби по един ред, 350 покупки, 7 000 плащания и 21 700 счетоводни записвания дава файл от 94 MB и се съставя за по-малко от половин минута. Фактури с много редове заемат повече.
Ако месецът Ви е по-голям, пишете ни преди да започнете — ще Ви кажем дали се побира.
Какво не правим
- Не се свързваме с базата данни на системата. Входът са изнесени справки и готови файлове.
- Не се инсталираме при Вас. Saftix работи в браузъра, а данните се обработват в ЕС.
- Нямаме вход с корпоративен акаунт (SSO). Всеки потребител има собствен профил.
Отделни файлове или един Excel
И двете вървят. Ако програмата изнася всяка справка в отделен файл, качете ги наведнъж — разпознават се по имената им. Ако изнася една работна книга с листове, подайте нея и посочете кой лист какво е. Няколко файла могат да дойдат и в един архив.
Когато програмата няма колоната
Най-често липсва тарифният код по Комбинираната номенклатура — счетоводните програми рядко го държат до артикула. Той може да дойде в отделен файл с два стълба: код на артикула и код по КН. Вижте номенклатурите.
Каквото друго липсва, не се допълва по догадка. Стойността се задържа и се показва, за да решите Вие.