Как да подготвите експорт от счетоводната програма

Ако програмата Ви може да изнесе редовете, оттам до файла е най-краткият път. Не е нужно експортът да е в определен вид — колоните се разпознават по заглавията им. Тази страница описва какво трябва да съдържа експортът, не как да изглежда.

Формати и размери

CSV — до 10 MB. Разделителят се разпознава сам: запетая, точка и запетая, табулация или вертикална черта.
XLSX — до 25 MB.
ZIP — до 25 MB, когато подавате няколко файла наведнъж.

Кодировката няма значение. UTF-8 и Windows-1251 се четат и двете, включително „CSV UTF-8“ от Excel. Кирилицата остава кирилица.

Продажби и покупки

Четиринадесет колони са задължителни. Имената по-долу са понятията, не буквалните заглавия — Вашите заглавия на български се разпознават.

Номер и дата на фактурата, дата на данъчното събитие
Идентификатор и наименование на контрагента (клиент или доставчик)
Населено място и държава по адреса
Код на артикула, описание, количество, единична цена, валута
Вид данък и данъчен код

Незадължителни, но полезни, ако ги имате: данъчна ставка, счетоводна сметка, мерна единица и коефициент за преобразуване, място на изпращане и получаване, идентификатор на доставката. Каквото го няма, се търси в останалите документи.

Хронологичен регистър

Задължителен е за месечния файл: от него идват записванията в главната книга, а салдата във файла трябва да отговарят на тях. Приема се в който и да е от трите вида, в които програмите го изнасят:

по един ред на операция — сметка по дебита, сметка по кредита и сума;
по един ред на страна — сметка, посока (Дт или Кт) и сума;
по един ред на страна — сметка и отделни колони за дебит и кредит.

Дата, номер на документа и идентификатор на контрагента са полезни, ако ги има: по тях записванията се свързват с фактурите и плащанията. Всяка сметка от регистъра трябва да има салда в оборотната ведомост.

Номенклатура на стоките

Две колони: код на артикула и тарифен код по Комбинираната номенклатура. Това е най-често липсващото парче — счетоводните програми рядко държат кода по КН до артикула. Вижте номенклатурите.

Какво става с неразпозната колона

Не се налучква. Показва се и Вие казвате към кое понятие се отнася. Изборът се запомня и се прилага автоматично при следващия експорт със същата структура — от втория месец нататък обикновено няма какво да се потвърждава.

Стойност, за която не сме сигурни, се задържа за преглед. Празното място е по-малкият проблем от грешната стойност, за която отговаряте Вие.