НАП отхвърли файла — какво значи съобщението

Порталът на НАП проверява файла още при качването и отговаря кратко: ред, позиция, понякога код. Съобщението казва къде спря проверката, но рядко — защо и какво да направите. Тази страница превежда най-честите класове съобщения и дава пътя от отхвърлянето до приетия файл. Ако държите самото съобщение, поставете го тук — казваме кое поле визира и какво изисква НАП за него, без да изпращате нищо.

Първо успокоителното: отхвърленият файл не е нарушение. В срока за корекции се подава нов файл — колкото пъти е нужно, без санкция. Ограничен е срокът, не броят опити.

Какво проверява НАП при качване

Три неща, в този ред — и файлът пада на първото, което не мине:

Името на файла. То носи ЕИК и периода в точно определен вид. Файл с име извън конвенцията не се приема, независимо какво е вътре — конвенцията е описана в кой подава SAF-T и от кога.
Схемата. Структурата по официалния образец на НАП (BG_SAFT_Schema_V_1.0.2, а за файлове, подадени от 01.11.2026 г., — BG_SAFT_Schema_V_1.0.3): кое задължително поле липсва, кое е на грешно място, коя стойност не е в позволения вид. Ако съобщението, което сте получили, е точно за схемата, подробностите са в „файлът не отговаря на утвърдената XSD схема“.
Правилата по Приложение №3. Съдържанието: кодове от официалните номенклатури, съгласуваност между разделите, суми, които трябва да излизат.

Съобщенията, клас по клас

„Открит е непозволен символ на ред …, позиция …"

Съобщение от този вид счетоводители докладват още от първите тестови подавания. Файлът е XML в кодиране UTF-8 — така го изисква образецът. Когато проверката спира на определен ред и позиция, най-честите причини са:

файлът е записан в друго кодиране (например Windows-1251), а декларира UTF-8 — кирилицата в него става „непозволен символ" за четящата страна;
невидим знак в началото на файла или пред елемент — най-често от отваряне и записване в текстов редактор, или от копиране през него;
знак, който XML не допуска в стойност — например управляващ знак, пренесен от счетоводната програма.

Редът и позицията сочат мястото, но причината рядко се вижда с око — точно затова е безсмислено да гадаете в редактора. Безплатната проверка чете файла по същия начин и казва кой знак е и къде.

Липсващ или разместен елемент по схемата

Образецът изисква определени полета, в определен ред. Ако задължително поле липсва или елементите са в друг ред, файлът е невалиден още на структурната проверка. Същото важи за стойност в грешен вид: дата извън ГГГГ-ММ-ДД, десетична запетая вместо точка, ЕИК или IBAN, който не отговаря на шаблона си.

Кои са четирите вида несъответствие, кои полета приемат стойност само от затворен списък в самата схема и какво точно се промени между изданията 1.0.1, 1.0.2 и 1.0.3 на образеца — в „файлът не отговаря на утвърдената XSD схема“.

Код извън номенклатурите

Мерни единици, държави, области, видове данък, тарифни кодове — всички идват от официалните таблици на НАП, и стойност извън тях отхвърля файла дори когато „по същество" е вярна. Кои полета искат код от таблица и какво става при код извън списъка е описано в номенклатурите на НАП; всяко изискване, по кода от съобщението, е в справочника по Приложение №3.

Разделите не се съгласуват

Контрагент, който се среща по фактура или плащане, трябва да съществува в раздела с клиентите и доставчиците; сметка от записите — в сметкоплана; сумите по документи, плащания и главна книга трябва да излизат. Тези нередности минават схемата и падат на втората проверка — затова файл, който „вчера минаваше", може да падне след съвсем малка промяна в данните.

Проверката ги открива преди подаването и назовава раздела, записа и стойността. Четири от тях са основание за отхвърляне при приемане — Приложение №3, т. I.1.2 изисква всеки контрагент, за който има данни в другите раздели, да е подаден при клиентите или доставчиците, а видът и кодът на данъка по всеки ред трябва да са обявени в таблицата на данъците на файла:

Отделен клас са записите, които порталът приема, а ревизията после чете: девятки вместо ЕИК, един идентификатор с две имена, тип, който противоречи на номера си. Те са описани на собствена страница — грешките в контрагентите, които никой валидатор не съобщава.

Останалите са за преглед: не сме открили текст на НАП, който да ги прави основание за отхвърляне, и не твърдим повече. Стойността обаче идва от осчетоводяването и се поправя там, не във файла:

Пътят от отхвърлянето до приетия файл

Не поправяйте на сляпо. Едно съобщение на портала показва първото спиране, не всички нередности — след поправката на едната може да излезе следващата.
Проверете файла безплатно. Проверката минава през същите две сверки — схемата и Приложение №3 — и връща всички нередности наведнъж, всяка с код, място и обяснение. Поправката на намереното е включена в 14-дневния пробен период — без карта. Качете файла за проверка Още нямате профил? Заявете достъп Как работи проверката е описано в безплатната проверка на готов файл.
Потърсете кода. Всяка проверка, която правим, е публикувана с кода си в списъка с проверките — там пише и кое от двете е: поправимо в самия файл, или изискващо стойност от счетоводната програма.
Поправете където е нередността. Поправимото във файла се коригира в приложението, без връщане към програмата. Липсваща стойност се попълва там, откъдето идва — в счетоводството — и файлът се съставя наново.
Опитайте файла в тестовата услуга. На портала на НАП има „Подаване на ТЕСТОВ стандартен одитен файл за данъчни цели (SAF-T)“ — тестово подаване, не самото подаване, с КЕП. Там се вижда как порталът приема файла, преди да тече срок. Резултатът е на НАП, не наш.
Подайте нов пълен файл. Корекцията е ново подаване на целия файл със същата структура — не се подава само разликата.

Сроковете при отхвърлен файл

За задължените по вълните до 2030 г. корекции се подават в дванадесетмесечен срок — включително за файлове, които са били отхвърлени. Седемдневният срок за отстраняване с риск файлът да се смята за неподаден се прилага след изтичането му. Точните правила, с препратките към ДОПК, са в кой подава SAF-T и от кога. Практическият съвет е по-прост от правния: не оставяйте отхвърления файл за последния ден на месеца.